社労士法人|栃木県鹿沼市・日光市で創業58年

就業規則の変更が必要になるタイミングとは

会社が成長し、法改正や働き方の変化に対応するためには、就業規則のアップデートが欠かせません。しかし、単に内容を書き換えるだけでは法的な効力は認められず、「労働基準法に基づいた正しい手続き」を踏む必要があります。

この記事では、スムーズに届出を完了させ、トラブルを未然に防ぐためのステップを解説します。

ステップ1：変更内容の検討とドラフト作成

まずは、現状の課題や法改正に合わせて変更案を作成します。

法改正への対応： 育児・介護休業法や残業時間の規定など、法律を上回る基準を設ける分には問題ありませんが、下回る場合はその条項が無効となります。

現状との乖離チェック： 実際の運用と規則がズレていると、万が一の紛争時にリスクとなります。

ステップ2：従業員代表からの意見聴取

就業規則を変更する際、会社が一方的に決めることはできません。労働基準法第90条により、「従業員の意見を聴くこと」が義務付けられています。

対象者： 労働者の過半数で組織する労働組合（ない場合は労働者の過半数を代表する者）。

形式： 反対意見があったとしても、意見を聴いたという事実（意見書の作成）があれば届出自体は可能です。ただし、一方的な変更は後のトラブルの火種になります。

ポイント：

意見書には「特に異議なし」という記載だけでも法律上の要件は満たしますが、丁寧な説明を行い、納得を得ることが円満な労使関係の鍵です。

ステップ3：労働基準監督署への届出

変更内容が決まり、意見書が作成できたら、管轄の労働基準監督署へ書類を提出します。

【提出が必要な書類】

・就業規則変更届（任意の様式でOK）

・変更後の就業規則（変更箇所がわかる比較表があるとスムーズです）

・従業員代表の意見書

提出方法は、窓口への持参、郵送、またはe-Gov（電子申請）が利用可能です。

ステップ4：従業員への周知

せっかく変更届を出しても、従業員がその内容を知らなければ、新しい就業規則の効力は発生しません。

【有効な周知方法の例】

・各作業場の見やすい場所に掲示する、または備え付ける

・書面（書紙）を全従業員に配布する

・社内サーバーやクラウドストレージに保存し、いつでも閲覧可能な状態にする

「周知」とは、「見ようと思えばいつでも見られる状態にあること」を指します。鍵のかかった引き出しに保管している状態は周知とは認められないため注意しましょう。

「不利益変更」になる場合の注意点

変更内容が「給与の減額」や「休日の削減」など、従業員にとって条件が悪くなる（不利益変更）場合は、特に慎重な対応が求められます。

単なるコスト削減目的の不利益変更は、裁判で無効とされるリスクが非常に高いため、社会保険労務士などの専門家に相談することを強くおすすめします。

まとめ：正しく確実な手続きを

就業規則の変更は、会社を守り、従業員が安心して働くための大切なプロセスです。

・法令遵守のドラフト作成

・誠実な意見聴取

・速やかな届出

・確実な周知

この4ステップを守ることで、コンプライアンスを強化し、健全な組織運営を実現しましょう。

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